Деловое письмо на английском: как писать?
Деловое письмо обязательно пригодится вам на каком-нибудь из этапов жизни. Будь это школа и экзамены (одно из заданий) или работа с зарубежными компаниями.
О преимуществах работы за рубежом и других причинах учить английский писали в этой статье.
Поэтому важно один раз выучить не самые сложные правила написания делового письма и дальше избежать многих неловких ситуаций. Ну а мы вам в этом поможем.
Не кидайтесь сразу к тексту
К деловому письму важно подготовиться. Основные вопросы, которые стоит задать себе — кому вы пишете, зачем и что знает адресат?
Ответ на первый вопрос позволит вам понять, насколько формальным должен быть текст, официальный он или неофициальный. Например, письмо коллегам (меньшая формальность, непринуждённый тон общения) будет отличаться от письма руководителю или клиентам (серьёзность, лаконичность, уважительный тон). В любом случае от формальностей нужно удержаться — на то она и деловая переписка, а не общение с друзьями в кафе.
Ответ на второй вопрос — желательно кратко сформулированная главная мысль послания — позволит сосредоточиться на одной теме, добиться информативности и лаконичности, не перескакивать с одного предмета на другой. Такие письма намного эффективнее доносят ваш посыл и позволяют достичь результата.
Ответ на третий вопрос позволит вам понять, насколько подробно нужно углублять в вопросы, которые планируется затронуть в письме. Возможно, нужно подробнее рассказать о контексте упомянутых ситуаций или специфике вашей работы. Это поможет избежать ситуации, когда адресат не располагает достаточным количеством информации, ощущает дискомфорт и растерянность. Важно не испортить вашу переписку и добиться желаемых целей.
Время писать текст пришло, или общие советы по написанию текста
Простые правила (о них дальше) действуют для всех деловых документов на английском языке без исключения — отчёта, заявления, делового письма.
Пишите кратко, лаконично, по сути
Лучше использовать короткие чёткие предложения и не размазывать одну мысль на несколько строчек. Так адресату будет проще сосредоточиться на тексте и воспринять ваши мысли и предложения.
Вместо
If you have any further questions you would like to discuss we are happy to provide you such an opportinity…
Пишите
Please, ask all the questions you have.
Важно! Не используйте технические термины, профессиональный жаргон или сленг. Скорее всего, эти слова знакомы только вам и вашим коллегам.
Не злоупотребляйте также использованием имени адресата в письме. Обращение к нему должно встречаться один раз — в самом начале письма.
Не пишите
Dear Jane, ... so you see, Jane, ... now you know, Jane, the story is, Jane, Jane, Jane, ... etc.
В письмах-запросах старайтесь использовать модальные глаголы, чтобы быть максимально вежливыми
Не «I want you to help me with guests», а «Would you be able to help me with guests?»
Говорить плохие новости или приносить извинения нужно очень вежливо и тактично, пояснять причины.
Можно использовать «I regret to inform you», «Unfortunately» или «I’m afraid that».
Всегда ставьте преимущества читателей перед своими. Не говорите, чего вы ждёте от них — указывайте, что вы можете предложить.
Придерживайтесь структуры — и вас поймут
- Name and Address of Recipient (имя и адрес получателя).
- Date (дата).
- Reference (ссылка).
- Salutation (приветствие).
- Body (главная часть).
- Closing (заключение).
- Signature (подпись).
- Typist initials (инициалы отправителя).
- Enclosures (приложения).
Правильно здоровайтесь
Нужно создать хорошее первое впечатление первыми строчками письма. В этом поможет правильное приветствие.
Если письмо не электронное, нужно указать адрес и фамилию адресата в верхнем правом углу.
Имя и фамилию человека пишем правильно, лучше перепроверить. Если имя адресата неизвестно, можно использовать «Dear Sir/Madam» и подобные конструкции.
Dear Sir/Madam – Уважаемый господин (госпожа).
Dear Ms. – Уважаемая госпожа.
Dear Mr. Smith – Уважаемый мистер Смит.
Dear Customer – Уважаемый покупатель.
Gentlemen – Господа.
Правильно прощайтесь
Концовка письма сильно зависит от ваших отношений с адресатом. Используйте «Yours faithfully» с незнакомыми людьми и «Yours sincerely» — для знакомых.
В менее официальных переписках можно использовать: «Best regards» или «Kind regards».
Подписывайтесь
В конце письма ставьте подпись, фамилию и должность.
Сопроводить их можно одной из фраз ниже:
Sincerely (Сердечно);
Sincerely yours (Искренне Ваш);
Regards (С уважением);
Best (Всего наилучшего);
Best regards (С уважением);
Kind regards (С наилучшими пожеланиями);
Yours truly (Искренне Ваш);
Most sincerely (Сердечно);
Respectfully (С уважением);
Respectfully yours (С совершенным почтением);
Thank you (Благодарю Вас);
Thank you for your consideration (Благодарю вас за внимание).
После фамилии запятая, абзац и последние нужные данные.
Name
Email Address
Phone Number
Примеры фраз для окончания делового письма
Please feel free to contact us in case you have any questions.
Обращайтесь в случае возникновения каких-либо вопросов.
If you require any further information, feel free to contact me at any time.
Если Вам нужна дополнительная информация, обращайтесь в любое время.
I look forward to your reply. / I look forward to hearing from you.
Я с нетерпением жду Вашего ответа.
I look forward to seeing you.
С нетерпением жду встречи с Вами.
We look forward to a successful working relationship in the future.
Мы настроены на успешное сотрудничество с Вами в будущем.
Once again, I apologize for any inconvenience.
Еще раз приношу свои извинения за любые неудобства.
I would appreciate your immediate attention to this matter.
Я был бы признателен за Ваше непосредственное внимание к этому вопросу.
I await your reply with interest.
Я ожидаю Вашего ответа с заинтересованностью.
We look forward to building a strong business relationship in the future.
Мы настроены на построение прочных деловых отношений с Вами в будущем.
I look forward to our meeting.
Я с нетерпением жду нашей встречи.
Thanks again for your attention, consideration, and time.
Еще раз спасибо за внимание, рассмотрение и время.
It's always a pleasure doing business with you.
С Вами всегда приятно иметь дело.
Не нарушайте правила оформления
Интервал — одинарный
Пробелы между абзацами — двойные
Выравнивание — по левому краю.
Общий вид текста — Короткие предложения, чёткие абзацы.
Шрифты — «Arial», «Times New Roman», «Courier New», «Verdana».
Размер шрифта — 10, 12.
Поля — 2,5 см (1 дюйм) со всех сторон.
Пустые строки — после приветствия и перед заключительной частью.
Двойной отступ — между последним предложением и концовкой письма.
Формат бумаги — А4, белая.
Читайте и проверяйте письмо перед отправкой
Хотя бы 2 раза нужно проверить письмо на наличие ошибок.
После этого несколько раз вдумчиво прочитайте письмо (желательно вслух), чтобы понять, насколько хорошо, естественно и убедительно оно звучит.
Не используйте переводчик!
Почему переводчик вас не спасёт, а может только испортить ситуацию — уже рассказывали в этой статье.
Те же причины актуальны и для написания делового письма.
Заключение
Надеюсь, вы получили ответы на свои вопросы и научились писать деловые письма.
Если у вас остались какие-то вопросы — звоните 7 (978) 068-58-00 или пишите на почту pioneerfb@mail.ru.
А если хотите разобраться в этой теме и других тонкостях английского языка — записывайтесь на занятия в нашу студию.
Давайте вместе сделаем английским вашим вторым родным языком!